22.09.2021

Onboarding im Home Office – mit E-Learning

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Credits: Unsplash/Etienne Boulanger

Sind Sie schon wieder zurück an Ihrem alten Arbeitsplatz? Oder noch beziehungsweise vielleicht sogar – nach kurzer Erholung der Situation – wieder zurück im Home Office? Die letzten Monate verbrachten viele Arbeitnehmer, wo möglich, zuhause am kurzfristig eingerichteten Arbeitsplatz. Und das klappte in vielen Fällen erstaunlich gut. Und auch in Zukunft werden wohl einige Arbeitnehmer weiterhin von Zuhause aus arbeiten. Entweder, weil die Coronasituation dies erforderlich macht oder weil sowohl Arbeitgeber als auch -nehmer auf den Geschmack gekommen sind und die Vorteile der Heimarbeit für sie überwiegen. Wie aber ist die Situation für neue Mitarbeiter? Wie werden sie im neuen Unternehmen begrüßt und in die Strukturen und Aufgaben eingeführt, wenn sie wie der Rest der neuen Kollegen von Zuhause aus arbeiten? 

Im Home Office gestaltet sich das so wichtige Onboarding schwieriger als sonst. Das persönliche Kennenlernen der neuen Kollegen im Büro ist nicht möglich, die persönliche Einarbeitung durch den Mentor ebenso wenig, Onboarding-Veranstaltungen finden nicht statt und der neue Mitarbeiter sitzt alleine im Home Office – auf den ersten Blick kein allzu schöner Start in den neuen Job. Umso wichtiger also, das Onboarding so Home-Office-gerecht wie möglich zu gestalten, zum Beispiel mit Unterstützung durch E-Learning-Systeme und Lern-Apps.

Pre- und Onboarding – Was ist das eigentlich?

Das Pre- und Onboarding umfasst allgemein drei Bereiche: 

♦ Die fachliche Integration, also die Vermittlung von Wissen, das der Mitarbeiter für die Aufgaben und Pflichten im Arbeitsalltag benötigt. 

♦ Die soziale Integration, die sowohl das Kennenlernen der neuen Kollegen und des Vorgesetzten umfasst als auch die emotionale Verbundenheit dem Unternehmen gegenüber.

♦ Die werteorientierte Integration, bei der es darum geht, dem Mitarbeiter die Ziele, Werte und Grundsätze der Unternehmenskultur näher zu bringen und sie für sein tägliches Handeln zu verinnerlichen.

Der Unterschied

Das Pre-Boarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag. Denn nach Vertragsabschluss sollte der neue Mitarbeiter nicht alleine gelassen werden, da zwischen Abschluss und erstem Arbeitstag auch noch Wochen oder Monate vergehen können. Unternehmen tun also gut daran, bereits unmittelbar nach Vertragsabschluss Kontakt zum neuen Mitarbeiter aufzubauen, ihn auf das Unternehmen und die Kultur vorzubereiten und ihm dabei auch schon ein Gefühl der Dazugehörigkeit zu vermitteln. Dafür können erste Informationen zum Ablauf des ersten Arbeitstags bereitgestellt werden, grundlegende Informationen zum Unternehmen und den Strukturen oder auch eine kurze Information über die bevorstehenden Aufgaben. 

Es sollte jedoch darauf geachtet werden, den neuen Mitarbeiter auch nicht zu überfordern: Möglicherweise befindet er sich noch in einem Arbeitsverhältnis und hat nur wenig Zeit, sich auf den neuen Job vorzubereiten. Zu viele Informationen könnten beim Mitarbeiter schon vor dem Start Druck auslösen und ihn verunsichern. 

Das Onboarding startet mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Hier wird Mitarbeiter normalerweise willkommen geheißen und er wird in die Strukturen des Unternehmens, die Kultur und seine Aufgaben eingewiesen. Ebenso steht das Kennenlernen der Kollegen und der Arbeitsabläufe auf dem Plan. Es geht also darum, das direkte Umfeld und die Arbeitsprozesse kennenzulernen und besonders in der Einarbeitungsphase schnell Antworten auf seine Fragen zu erhalten. 

Onboarding in Zeiten von Home Office

Das Onboarding stellt die Verantwortlichen daher aufgrund der eigentlichen Nähe und des persönlichen Kontakts vor Ort vor eine neue Herausforderung. Pre-Boarding hingegen fand in der Vergangenheit sowieso schon größtenteils digital bzw. nicht persönlich statt. Infos kamen per Mail, kleine Willkommensgrüße mit Zusatzinformationen vielleicht auch per Post. Spätestens aber beim Onboarding müssen aufgrund der Home Office Situation nun Alternativen gefunden werden. 

E-Learning-Systeme und solche, die zum Knowledge Management und der Know How Distribution verwendet werden sowie Lern-Apps, sind hier eine gute Möglichkeit.

Fachliches Knowhow: Über E-Learning-Systeme können alle benötigten Informationen digital in einer Anwendung bereitgestellt werden. Häppchenweise können so immer wieder neue Informationen zur Verfügung gestellt werden und sowohl für das Pre-Boarding als auch das Onboarding zum Einsatz kommen. Mobile Systeme eignen sich hier besonders gut, da der neue Mitarbeiter wahrscheinlich noch keine Arbeitsmittel vom neuen Arbeitgeber gestellt bekommen hat, über sein Smartphone, Tablet oder privaten PC aber bereits auf alle Informationen zugreifen kann. Der „Mobile First“-Ansatz kann außerdem bereits vor dem ersten Arbeitstag den Eindruck eines attraktiven, innovativen Arbeitgebers vermitteln und besonders junge Arbeitnehmer ansprechen.

Um zu überprüfen, ob die bereitgestellten fachlichen Informationen auch angesehen und verstanden wurden, kann das Verständnis in Form von Wissenstests und Zertifizierungen nachgewiesen werden. Bei Fragen zu den Inhalten kann je nach Anbieter ein fachlicher Austausch direkt im System über Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat, Forum und direkte Kommentare erfolgen. Das ermöglicht die schnelle Beantwortung von auftretenden Fragen.

Soziale Einbindung: Die soziale Einbindung ist der vielleicht wichtigste Punkt, den Sie jetzt beim Onboarding im Home Office beachten sollten. Planen Sie im Rahmen des Onboardings im Home Office Videokonferenzen ein. Diese können häufig in E-Learning-Systeme und mobile Lern-Apps integriert werden, sodass alles an einem zentralen Ort stattfinden kann. Die Videokonferenzen können als eine Art digitaler Willkommenstag sowohl gemeinsam mit allen neuen Mitarbeiter stattfinden, damit sie sich untereinander zum Start austauschen können und Fragen direkt geklärt werden können. Es können aber auch Videokonferenzen des neuen Mitarbeiters mit seinen direkten Kollegen sein, in denen sich die neuen Kollegen kennenlernen und auch erste fachliche Rücksprachen treffen können. Zusätzlich kann ein im Vorfeld bestimmter Mentor den neuen Mitarbeiter digital begleiten und bei Fragen per Chat und Videocall kontaktiert werden.

Werte und Kultur: So wie auch bei der fachlichen Integration können die Unternehmenswerte über E-Learning-Systeme vermittelt und über Wissenstests vertieft werden. Auch Videos zu Compliance-Themen oder der Unternehmenskultur lassen sich optimal in ein E-Learning-System und Lern-Apps einfügen.

Fazit

Egal, ob fachlicher, sozialer oder werteorientierter Bereich: Wichtig ist beim digitalen Onboarding, dass alle Inhalte und Formate möglichst einfach und informativ gestaltet und nicht zu trocken vermittelt werden. Denn der neue Mitarbeiter sieht sich die Inhalte und Informationen zum großen Teil alleine an und sollte daher motiviert sein und werden, sich mit den Inhalten zu beschäftigen. Kurze Lerneinheiten, Gamification-Ansätze und zusätzliche Lernanreize helfen ebenfalls dabei, die Motivation beim digitalen Onboarding über E-Learning-Systeme und Lern-Apps zu steigern und den neuen Mitarbeiter somit optimal im neuen Job willkommen zu heißen.

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Anja Lamm

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